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あさひ東京総合法務事務所
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*在留資格認定証明書

ここでは企業が外国人雇用する場合の在留資格認定証明書の準備手続等を概説致します。

Q:技術、企業内転勤、人文知識・国際業務の在留資格認定証明書交付申請を行う際の具体的な書類準備の総論的ポイントを教えて下さい。
A:まず、在留資格認定証明書交付申請を行う際、あらゆる英語以外の外国語の文書については、経費節減と準備作業の迅速化のため、出来る限り全部、英語で発行するか、英訳文を付けるよう、現地での手配の依頼をなさることをお勧め致します。
 たとえば、大学の卒業証明書を英語で発行するよう、ご本人方に依頼するのは、普通の大学であれば容易のはずです。これを英語以外の外国語の文書語のまま日本へ持ってきますと、日本語への翻訳にコストがかかります。他の文書も同様です。
 さらに申し上げれば、在留資格認定証明書交付申請を行う際、本来、入国管理局では、たとえ、英語の文書であろうとも、全部、日本語への翻訳文をつけるよう、要求します。ところが、実務上、例外的に、英語の場合、日本語訳をつけなくても済むよう手続をとることも可能です(但し、例外もありますので、ご注意下さい。)。これは入管職員のほとんどは英語を扱えるためです。しかし、英語以外の言語となりますと、在留資格認定証明書交付申請において、このような例外的扱いも期待しがたくなります。あくまで日本語訳文をつけるのが原則です。

なお、在留資格認定証明書交付申請等の手続においては、以下のような一応の「原則」があります。
<海外で発行された文書>
=原則として、発行後6か月以内(但し、望ましくは、3か月以内を推奨。)
(例、海外の大学を卒業した場合、6か月以内の証明書。)
<国内で発行された文書>
=原則として、発行後3か月以内
(例、日本国内の大学を卒業した場合、3か月以内の証明書。)
<還付が必要な原本>
=原本とコピーを両方窓口に持参し、原本照合+還付願い。

Q:在留資格認定証明書交付申請書の書式はどのように選択し、使用すればよいでしょうか。
A:履歴書、職務内容、雇用内容等を踏まえ、在留資格認定証明書交付申請の書式を選択します。シートの1枚目の裏面に選択基準が示されていますので、それを前提にしますが、元々分かりにくいので、用紙を取り間違えないよう、細心の注意が必要です。なお、在留資格認定証明書交付申請書の記入は手書でもソフトウェアでも構いませんが、実際にはかなり細かく書き込んだほうがよい場合が多く、ソフトウェア(法定の書式はPDFでしか用意されていませんので、「アクロバット」です。)の使用を推奨致します。また、この在留資格認定証明書交付申請書のPDFファイルの1枚目と2枚目の備考の頁は表裏で、両面印刷です。なお、アクロバットのデフォルトで印刷すると、サイズが縮小され過ぎる場合が多いので、注意が必要です。

Q:在留資格認定証明書交付申請の際の履歴書につき、注意点は何でしょうか。
A:留学等で出入国歴のある方は、過去の入管への提出資料との整合性に留意が必要です。たとえば、外国人によっては、履歴書に無頓着で、悪意が無くとも、年月日等が杜撰な場合がありますが、そうした場合でも、入管は細かく、在留資格認定証明書交付申請の不許可(不交付)事由にします。なお、履歴書は原本を出すべきで、これには作成名義人の署名ないし記名押印が要ります。よく、誰が作成名義人なのか、不明な履歴書があるので注意が必要です。また、一般にレジュメないしCVと言われる類の履歴書は、入管的なニーズで見た場合、職務経歴をいささか強調し過ぎている場合が多く、もう少し、大学等での勉強内容を書いたほうがよい場合が多いといえます(特に、学歴証明ケースの場合。)。

Q:在留資格認定証明書交付申請の際の会社との雇用契約書ないし会社からの採用通知書ないし辞令のコピーにつき、注意点は何でしょうか。
A:在留資格認定証明書交付申請の際の「雇用契約書」等の書式は、入管向きの書式を作成しておく必要があります。その書式の要点としては、(1)「職務内容」、「勤務期間」、「職務上の地位」、「報酬金額」、が明示されていて、かつ、それらが、審査基準を充足すること、(2)各申請人(予定社員)ごとに発行したほうがよいこと、(3)従事予定の職務内容は、たとえば「技術」の在留資格認定証明書の場合、学術上の素養を背景とする一定水準以上の職務で、自然科学の分野の技術又は知識を要する職務であること、(4)従前の職務と御社での従事予定の職務内容には相互の関連性が望まれること。(5)報酬金額(給与)は、同レベルの日本人と同等以上であること、等です。

Q:在留資格「技術」の場合で、在留資格認定証明書交付申請の際の在職・職歴証明書につき、注意点は何でしょうか。
A:在留資格認定証明書交付申請の際、たとえば、在留資格「技術」の場合で、学歴だけで在留資格該当性が証明可能な事案は、本来、原則として在職・職歴証明書は要りません。学歴だけで在留資格該当性が証明可能かどうかは、履歴書と御社での職務内容等のデータがあれば、基本的には、判断可能です。しかし、在留資格認定証明書交付申請の申請資料の作成や審査上の必要性で、実際には、事前にご用意頂くことを推奨する場合が多いです。
注意点として、在職(職歴)証明書は、本人の過去、現在の勤務先会社から発行されるものですが、職歴で在留資格該当性を証明しなければならない事案の場合には、これには、詳細かつ具体的な職務内容と勤務期間を明記するべきです(不備な場合が多い。)。すなわち、「技術」の在留資格認定証明書交付申請の場合には、本来、御社での従事予定職務に関連する職務内容での職歴が10年以上存在することが証明されていなければなりません。したがって、学歴で証明する場合と比べて、職歴での証明は準備に時間がかかります。なお、文書の要件として、発行日、発行者(その会社の人事部責任者等)の署名ないし記名押印も、もちろん必要です。

Q:在留資格認定証明書交付申請で提出する資料は多めがよいのですか、少なめがよいのですか。
A:在留資格認定証明書交付申請に限る話ではありませんが、揃った資料を全体としてみて、不必要な証明書等であると判断される場合、敢えて入管への提出はしない場合もあります。なぜなら不必要な資料を濫りに出すと審査が遅れる原因になるからです。入管では、警察同様の1日当たり何件さばく、といったノルマがあり、見た目で分かりにくいとか、余計な資料がある等の、時間のかかりそうな申請は、審査官が敬遠して、担当が決まりにくいという話があります。
もっとも、在留資格認定証明書交付申請等の際に、かといって少なめの資料を出すと、今度は追完請求で遅れるため、多すぎても、少なすぎても、審査が遅れます。この資料の多寡のさじ加減が重要です。実際、入管の審査官と、この資料のさじ加減の問題で意見を交わした際、多すぎても、少なすぎても、審査が遅れるとの意見で一致しています。
 ちなみに、在留資格認定証明書交付申請の許可不許可が微妙な案件であると事前に予測できた場合で、陳情や請願を加味して申請するような場合、資料は分厚くなりがちですが、これは審査が遅れても、不許可(不交付)になるよりはベター(な場合が多い)ですから、やむを得ません。

Q:在留資格認定証明書交付申請の際の申請理由書は必要でしょうか。
A:申請理由書には、大別して、雇用主側と申請人(外国人本人)側の二種類があります。常に必ず必要なものではありませんが、長年、入管実務を行っていると、不許可や資料追完請求等のトラブルを未然に防ぐという見地で、結局、事前に付けて在留資格認定証明書交付申請をしたほうがよい場合が多いのです。

Q:人事部としては、在留資格認定証明書交付申請の際、外国人本人からどういう情報を確認しておくべきでしょうか。
A:盲点としては、在留資格認定証明書交付申請の申請人の過去の日本の入管や外務省の在外公館への一切の全ての申請資料、提出した資料のコピーを確認しておくべきことです(但し、本人がその重要性に気付かず、保存していない場合が多い。)。たとえば、日本に留学に来ていた方は注意が必要です。留学時に入管に出していた経歴等と、今回の経歴等で些細な齟齬(例、履歴の年月日等の齟齬。)があるだけで、在留資格認定証明書交付申請の不許可を招来します。その齟齬につき、本人に悪意がなくとも、責任が無くとも同様です。なぜなら、過去の申請と現在の申請といずれが正しいのか不明で、虚偽の申請と評価できるからです。虚偽申請と評価できる場合、入管ではいちいち、本人に釈明を求めるような手続を行う義務も時間もないため、通常、求釈明せずに、在留資格認定証明書交付申請を不許可にします。
なお、人事部は、本人の旅券の全部の写し、謄本も取り付けて、出入国等の内容を調べておくべきでしょう。
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